Planificar las vacaciones del personal es una de las tantas tareas que debe cumplir el administrador de un edificio o condominio. Esta actividad no solo consume una gran cantidad de tiempo a los administradores, sino que también podría significar un fuerte aumento en el gasto común.

En efecto, una de las razones por las que suben los gastos comunes en los meses de Enero y Febrero es el aumento en el gasto por sueldos del personal a consecuencia de los reemplazos y horas extras derivadas de las vacaciones.

Gerardo Sfeir, administrador, señala que “efectivamente en el verano se paga más en gasto común, porque hay que pagar las vacaciones y el personal de reemplazo. Es un costo que las comunidades tienen que asumir”. Por su parte, el administrador Daniel Zeltzer agrega que “si uno hace una buena planificación de las vacaciones e informa debidamente al Comité sobre la contratación del personal de reemplazo y que, por ende, van a subir levemente los gastos comunes, se evitarán malos entendidos”.

En el Blog de Edifito, queremos apoyar a administradores y comités a planificar las vacaciones del personal. Hablamos en general de las vacaciones de verano, pero estos consejos pueden aplicarse a cualquier fecha. Incluso septiembre o vacaciones de invierno.

¿Cuándo se planifican las vacaciones del personal?

No es raro encontrar en los portales de empleo que se requiere conserje para reemplazo durante los meses de verano debido a que comienzan las vacaciones del personal del edificio.

La mayoría de estos anuncios se publican durante noviembre y diciembre por lo que podemos concluir que uno o dos meses de anticipación es suficiente para planificar las vacaciones del personal.

Juan Carlos Ortúzar, administrador de Orval Ltda, comparte su forma de organizarse. “El programa de vacaciones se solicita en los inicios del mes de diciembre de cada año, esa es nuestra metodología. Solicitamos a los trabajadores que nos hagan llegar la solicitud de sus vacaciones, y de acuerdo a esta solicitud se hace una carta Gantt.  Por medio de esta verificamos que no se crucen las fechas, y, si hay coincidencias les pedimos que se pongan de acuerdo entre ellos. Una vez que está definido el plan de vacaciones, procedemos a buscar reemplazos para esas personas”.

Comunicar a tiempo a los copropietarios: Señal de una buena Administración

No solo es importante dejar por escrito los cambios, sino también comunicar a todos los involucrados a tiempo. Saber cuando habrá un nuevo conserje de turno evitará que los residentes se sientan inseguros al ver a alguien que no conocen en el edificio.

Contar con un plan o programa para organizar los turnos en estas fechas es importante. Hay que saber qué persona está reemplazando, en qué turno, quiénes están de vacaciones, cuántos días, cuándo regresan, etc. También es importante comunicar esta información a los copropietarios y a los conserjes, para que ellos puedan responder con precisión ante las consultas de los residentes.

Planificar las vacaciones del personal del edificio con anticipación, permite que la búsqueda del personal de reemplazo se realice con un tiempo prudente, para tomar decisiones correctas y entregar las capacitaciones correspondientes.

“Se busca personal”: ¿Cómo elegir un buen equipo de reemplazo?

La mayoría de los administradores, al planificar las vacaciones del personal del edificio, comentan que uno de  los requisitos más importantes para trabajar de reemplazo en estas fechas es la experiencia.

La importancia de encontrar personal con experiencia (en especial conserjes) radica en que en una inducción no se logra internalizar todo el manejo, las funciones y responsabilidad que implica desempeñarse en un condominio.

Una situación común entre los conserjes es trabajar en otro edificio o condominio durante el periodo de vacaciones. Esto beneficia a aquellos administradores que trabajan con varios condominios, ya que tienen la posibilidad de “cruzar” al personal de un edificio a otro. Hay que dejar en claro que esta decisión es propia del conserje y no del administrador. También se debe aclarar que es ilegal que cualquier empleado trabaje, para su mismo empleador, durante su periodo de vacaciones, percibiendo doble ingreso.

Dentro de la búsqueda de personal de reemplazo el tema más complicado es que cuente con la certificación del OS10, es decir, con el curso de conserje y mayordomo. Sfeir explica que “Si se contrata un reemplazo que no tiene OS10, es un problema, porque si llega carabineros a fiscalizar,  al final se puede pasar una multa bastante costosa, entre 4 y 6 millones de pesos. A eso también se suma la contratación de mano de obra extranjera, ya que en el caso de los conserjes, la legislación chilena no lo permite”. Esto es un ejemplo de circunstancias que generan un obstáculo en la selección de personal, sobre todo si esta búsqueda no se realiza con tiempo.

La Inducción de los conserjes de reemplazo

Capacitar al personal de reemplazo es parte de una buena estrategia de gestión administrativa. Si bien implica un tiempo, a la larga es la mejor forma de corroborar cuán preparada está la persona que realizará los turnos de reemplazo en vacaciones.

En una inducción se debe facilitar los manuales de procedimiento del edificio, enseñar el plan de emergencia y el reglamento de convivencia de la comunidad y comenzar a presentarles a los residentes para que ambas partes se conozcan.

Juan Carlos Ortúzar comenta que “personalmente, les realizo una inducción de todo el edificio, le muestro cómo funcionan las cosas y donde están las herramientas y la caldera. Además, se le hace una inducción de un turno completo con una de las personas que trabaja en el edificio”.

Edifito: Un gran apoyo en la comunicación

Una buena gestión implica ejecutar estrategias para que el condominio funcione todo el año. Un edificio no se detiene en periodo de vacaciones, y tiene que seguir funcionando con normalidad. Por eso reiteramos la importancia de planificar las vacaciones del personal, idealmente un mes antes del proceso, a partir de noviembre o los primeros días de diciembre. Es importante que esta planificación quede por escrito, para tener claros los reemplazos y poder visualizarlos. Finalmente, no olvidar tener en cuenta que para los reemplazos en verano es necesaria la certificación OS10.

La comunicación con todos los miembros del condominio es parte fundamental, para eso, el módulo de comunicaciones de Edifito permite informar en tiempo real, a copropietarios y miembros del comité de administración, sobre cualquier cambio en la dotación. Lo invitamos a conocer como Edifito puede apoyar su gestión.