Para muchos administradores, la gestión de cobranza es una piedra en el zapato. Manejar con detalle lo que se adeuda, tener claro a quien  cobrar y lograr recuperar esos dineros, es una de las funciones más importantes y a la vez más desagradables en la administración de edificios y condominios.

Sabemos que, para el comité de administración, mantener la morosidad bajo control es una de las prioridades en la gestión. Por eso queremos apoyar explicando exactamente qué debe contener una carta de cobranza de gastos comunes y aportando un modelo simple y efectivo para facilitar esta tarea.

Aspectos legales sobre el pago de los Gastos Comunes

Se deriva de la Ley de Copropiedad, que los Gastos Comunes son todos aquellos gastos generados por el condominio con el objeto de administrar, mantener, reparar, usar o consumir los bienes de dominio común, además de aquellos destinados a generar nuevas obras comunes.

Estos gastos, derivados de los bienes de uso común, deben ser pagados por todos los copropietarios de acuerdo al porcentaje que les corresponda según el reglamento de copropiedad.

Dado que estos gastos se generan previo al cobro del gasto común, se genera una relación acreedor-deudor entre la comunidad y sus copropietarios, lo que genera la necesidad de cobrar los gastos comunes en tiempo y forma para evitar que la comunidad carezca de liquidez y no pueda pagar sus compromisos.

En resumen y según la Ley de Copropiedad esta obligación de participar en los gastos comunes tiene las siguientes  características:

a) El sujeto activo o acreedor de esta obligación, es la comunidad de copropietarios representada por su administrador.

b) El sujeto pasivo o deudor, es el propietario de la unidad.

c) La cuota de participación en los gastos comunes, se expresa en el Reglamento de Copropiedad del Edificio.

d) La obligación de contribuir a los gastos comunes es irrenunciable, y el pago debe efectuarse en forma total, integra y oportuna.

Los comuneros no se encuentran facultados por la ley, para eximirse del pago del gasto común por ninguna circunstancia, o descontar o rebajar partidas del gasto común cobrado, aduciendo la no utilización de determinados bienes o servicios comunes del Edificio, o por la discrepancia y desacuerdo con la administración, o con las medidas adoptadas por los órganos de administración en materia de seguridad u otras.

¿Colilla de cobro o Carta de cobranza?

En la colilla de cobro del gasto común se debe solicitar el pago efectivo de la alícuota que le corresponde a esa unidad dentro de los plazos establecidos por la Asamblea. Además se deben indicar las formas de pago que acepta la administración y el los detalle de los gastos de la comunidad, como pago de servicios, remuneraciones y mantenciones correspondientes al período que se está cobrando.

En esta colilla de cobro se solicita al copropietario pagar no solo lo que le corresponde por concepto de gasto común, sino también los cobros individuales como los servicios básicos y su correspondiente aporte al fondo de reserva.

Es una muy buena práctica agregar en las observaciones de la colilla de cobro, información como la fecha limite para el pago del gasto común, el nombre del administrador y formas de contactarlo, los detalles de cuenta corriente si aceptaran depósitos o transferencias electrónicas o cualquier otra que sea relevante para la comunidad.

La carta de cobranza cumple otra función. A diferencia de la colilla de cobro, la carta de cobranza está enfocada en cobrar una deuda que se encuentra pendiente o en mora, en otras palabras, que ya excedió la fecha límite de pago dispuesta por la comunidad.

Por lo tanto, una carta de cobranza puede contener información específica sobre la deuda en mora del copropietario, las formas y plazos de pago, detalles sobre el interés y multas derivadas del no pago del gasto común en tiempo y forma y finalmente las acciones que puede tomar el administrador y sanciones a las que se arriesga el copropietario de persistir esta deuda.

En particular, el no pago oportuno de los gastos comunes produce las siguientes consecuencias y sanciones:

– La deuda devengará el interés máximo convencional para operaciones no reajustables o el inferior a éste que establezca el Reglamento de Copropiedad, según lo dispone el artículo 5º de la Ley 19.537.

– Suspensión del servicio eléctrico en caso de morosidad de tres o más cuotas continuas o discontinuas de gastos comunes, conforme lo dispone el artículo 5º de la Ley 19.537.

– Cobro judicial ejecutivo de los gastos comunes, mediante juicio de conocimiento de los Tribunales Ordinarios de Justicia, mediante el cual se procede al embargo y remate de la propiedad

El copropietario moroso pierde la calidad de hábil, condición indispensable para participar en las asambleas de copropietarios con derecho a voto, y optar a cargos de representación dentro de la comunidad

A modo de ejemplo este es el modelo de carta de cobranza de gastos comunes presente en la plataforma de gestión Edifito:

 

Modelo de Carta de Cobranza

 

[Ciudad], [Día] de [Mes] del [Año]
Estimado [Nombre completo del Copropietario]

Presente

 

Junto con saludarle informamos que, según nuestros registros, a esta fecha usted mantiene una deuda de Gastos Comunes de [Monto en Pesos] correspondiente a [Cantidad de meses] meses de mora y sus respectivos intereses, según disposiciones legales y lo indicado en reglamento de copropiedad.

Le solicitamos por favor cancelar, a la brevedad, el total de la deuda indicada en párrafo anterior, a través de los medios de pago establecidos por la comunidad:

– [Medio de Pago 1]
– [Medio de Pago 2]
– [Otros Medios de Pago]

Le recordamos que, de no regularizarse el pago de esta deuda, usted se expone a las siguientes consecuencias, debidamente indicadas en la ley 19.537 de Copropiedad Inmobiliaria.

– Cobro de Intereses según disposiciones legales
– Suspensión del servicio eléctrico en caso de morosidad de 3 o más cuotas
– Cobranza Judicial de los gastos comunes en mora
– Suspensión del derecho a voto en asambleas de Copropietarios

De existir alguna diferencia o duda respecto al monto a pagar, favor comunicarse con la administración del [edificio o condominio] [Nombre de la comunidad] al [Medio de contacto].

Finalmente, en caso de que a la fecha de recepción de este documento usted ya hubiese cancelado, le ofrecemos nuestras disculpas y pedimos que omita la presente información.

 

Saluda atentamente,

[Nombre del Administrador]
Administrador [Nombre de la comunidad]

 

En la plataforma de Edifito puedes encontrar un módulo de envío de cartas donde puedes guardar plantillas y hacer envíos masivos vía correo electrónico con información variable como el nombre del propietario, su número de departamento y los saldos adeudados entre otras características, ayudándote a desarrollar de mejor forma la gestión administrativa.

La redacción y el envío de cartas a la comunidad es una de las tantas funciones que debe cumplir el administrador de un edificio. Las cartas de cobranza son solo un tipo de cartas que se deben enviar, pero existen muchas más.

En el Blog de Edifito siempre resaltamos la importancia de la comunicación entre copropietarios, el comité de administración y el administrador. El uso de cartas de cobranza de gasto común es un ejemplo de esta comunicación, pero es aún más importante poder acceder a todad la información en cualquier momento y lugar, gracias a nuestro software de administración de edificios. ¿Quieres ver como funciona? Entonces te invitamos a ver nuestro video demostrativo, o puedes agendar una demostración en línea de 15 minutos con nuestro equipo comercial.